Como emitir nota fiscal de remessa para demonstração sem erros fiscais

By Simel ContabilidadeNota fiscal

Muitas empresas perdem vendas preciosas ou enfrentam penalidades pesadas por não saberem como operacionalizar o envio de produtos para testes de clientes. Aprender como emitir nota fiscal de remessa para demonstração é um passo crucial para expandir suas negociações comerciais dentro da lei.

Existem diferentes formas de realizar essa operação tributária de acordo com o seu regime de tributação e o estado de destino. Este artigo mostra o caminho exato para você preencher o documento sem complicação, protegendo o caixa do seu negócio.

Se a sua empresa busca constantemente eficiência financeira, entender os detalhes operacionais é tão importante quanto saber como reduzir impostos de maneira legal e planejada no seu balanço.

O que é a remessa para demonstração e qual sua importância comercial

A remessa para demonstração consiste no envio de mercadorias a um potencial cliente para que ele possa examinar, testar e avaliar o produto antes de decidir pela compra. Essa prática é uma ferramenta comercial extremamente poderosa para fechar grandes contratos.

Do ponto de vista fiscal, essa operação é temporária. Isso significa que a propriedade do bem não é transferida de forma definitiva, existindo uma clara obrigação legal de retorno dessa mercadoria à sua empresa de origem dentro do prazo.

Sem a emissão correta da respectiva nota fiscal de remessa, sua empresa corre o risco de sofrer autuações em barreiras fiscais. O trânsito de qualquer mercadoria sem o documento correspondente configura sonegação fiscal, gerando multas pesadas e apreensão do produto.

A diferença entre remessa para demonstração e remessa para mostra grátis

É muito comum confundir a demonstração com o envio de amostra grátis ou distribuição de brindes comerciais. No entanto, o tratamento tributário aplicado a essas operações é completamente distinto.

A amostra grátis envolve a entrega definitiva de um produto de valor diminuto, que geralmente possui embalagem específica e não retornará ao estoque do remetente. Nesse formato, ocorre uma doação que não demanda devolução fiscal posterior.

Já a demonstração exige que o produto retorne intacto ao seu estoque após o período de testes estabelecido. Caso o cliente decida ficar com a mercadoria ao fim do prazo, uma nota fiscal de venda deverá ser emitida para oficializar a operação comercial.

Regras de ICMS e o prazo limite de 60 dias para o retorno físico

A principal vantagem fiscal da remessa para demonstração reside na suspensão do recolhimento do ICMS, conforme previsto no Convênio ICMS do Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ.

Para usufruir desse benefício de suspensão tributária, a legislação determina que a mercadoria deve retornar ao estabelecimento de origem em um prazo máximo de até 60 dias. Este período começa a contar a partir da data de saída da nota fiscal.

Atenção: Se o retorno da mercadoria não ocorrer dentro do limite legal de 60 dias, a suspensão do ICMS é desfeita. O imposto passará a ser exigido retroativamente desde a data de emissão da remessa, com acréscimo de juros e multas de mora.

Passo a passo para emitir a nota fiscal de remessa de demonstração

Preencher a nota fiscal de remessa exige muita atenção a códigos específicos que comunicam a natureza exata da operação ao fisco estadual e federal. Qualquer divergência de numeração pode anular a isenção temporária do imposto.

Siga o roteiro técnico abaixo para preencher os principais campos do seu documento fiscal com segurança:

  • Natureza da Operação: Utilize a descrição exata “Remessa para demonstração”.
  • CFOP para operações estaduais: Use o código 5.912 caso o cliente avaliador esteja localizado no mesmo estado da sua empresa.
  • CFOP para operações interestaduais: Utilize o código 6.912 caso a mercadoria seja enviada para um cliente de outro estado.
  • CST do ICMS: Para empresas do Lucro Presumido ou Real, utiliza-se normalmente o código 50 (Suspensão).
  • CSOSN para optantes do Simples Nacional: Utilize o código 400 (Não tributada pelo Simples Nacional).
  • Dados Adicionais: Insira a menção legal sobre a suspensão del ICMS e o prazo limite de retorno da mercadoria.

Gerenciar esses processos contábeis e fiscais pode parecer complexo, mas contar com o apoio de especialistas simplifica toda a rotina contábil da sua marca.

Está com dúvidas sobre o preenchimento de suas notas fiscais de remessa ou quer evitar erros que geram multas? Solicite um diagnóstico tributário com os consultores da Simel Contabilidade e regularize suas operações fiscais.

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Como emitir a nota fiscal de retorno de demonstração

Finalizado o prazo de testes e avaliação do produto pelo cliente, a mercadoria precisa retornar oficialmente ao seu estoque físico para fechar o ciclo fiscal da operação. Esse processo exige a emissão de uma nova nota de retorno.

Se o destinatário for um contribuinte do ICMS (empresa com inscrição estadual), ele mesmo deve emitir a nota fiscal de devolução de demonstração, utilizando os códigos CFOP 5.913 (interna) ou 6.913 (interestadual).

Se o cliente for pessoa física ou empresa sem inscrição estadual, a sua própria empresa deverá emitir uma Nota Fiscal de Entrada para registrar o retorno físico do item, utilizando os CFOPs 1.913 ou 2.913, referenciando a nota de remessa original.

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    Identifique o cliente: Verifique se o destinatário é contribuinte ou não contribuinte do ICMS.
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    Defina quem emite a nota: O próprio cliente emite (se for contribuinte) ou sua empresa emite uma nota de entrada (se for não contribuinte).
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    Referencie a nota original: Insira obrigatoriamente a chave de acesso da nota de remessa de demonstração nos dados adicionais ou no campo de documentos fiscais referenciados.

O impacto do regime tributário na operação de demonstração

A escolha entre os diferentes modelos tributários vigentes no país dita o ritmo de burocracia e controle que sua empresa enfrentará nas remessas operacionais cotidianas. Cada regime exige atenção a detalhes contratuais específicos.

Para quem busca otimizar a estrutura corporativa global, comparar com cuidado as regras do Simples Nacional vs Lucro Presumido auxilia na identificação do regime que oferece o melhor aproveitamento de créditos e benefícios fiscais associados a envios de estoque.

Independentemente do seu enquadramento atual, manter relatórios atualizados de mercadorias em poder de terceiros é indispensável. Esse controle rigoroso impede que itens esquecidos em clientes se tornem passivos fiscais custosos no futuro.

Erros comuns que as empresas cometem ao enviar produtos para testes

Um dos erros mais graves observados no mercado é realizar remessas consecutivas de um mesmo item para contornar o limite de 60 dias imposto pela fiscalização. Essa conduta pode ser interpretada pelo fisco estadual como fraude.

Outro equívoco frequente envolve a precificação incorreta do item na nota de remessa. O valor declarado deve ser exatamente igual ao custo de aquisição ou fabricação do produto, evitando distorções patrimoniais em seus livros contábeis.

Não manter cópias físicas ou digitais organizadas das notas de devolução também expõe a empresa a riscos graves em eventuais auditorias da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). A organização digital de arquivos XML é a sua maior defesa contra multas operacionais.

Compreender esses fluxos e o impacto de cada movimentação de pessoal envolvida na conferência e embalagem desses itens ajuda a entender, inclusive, quanto custa um funcionário de R$ 2 mil para a empresa no cálculo final do custo logístico e operacional de vendas por demonstração.

Perguntas frequentes sobre remessa para demonstração

Nota de remessa para demonstração é o documento fiscal emitido para acobertar o transporte de mercadorias enviadas para avaliação ou testes por parte de potenciais compradores, sem fins de venda imediata.
O CFOP utilizado para remessas dentro do mesmo estado é o 5.912. Para remessas enviadas a clientes localizados em outros estados do território nacional, o código correto é o 6.912.
A mercadoria enviada em regime de demonstração deve retornar ao estabelecimento de origem no prazo máximo de 60 dias, contados a partir da data de saída contida na nota original.
O ICMS fica com a exigibilidade suspensa pelo prazo de até 60 dias. Se o retorno físico ocorrer dentro deste período, o imposto não será cobrado pela fiscalização estadual.
Caso o cliente decida adquirir o produto definitivamente, ele deverá devolver simbolicamente a mercadoria de demonstração (via nota de retorno) e sua empresa emitirá uma nota fiscal de venda padrão.
Não, pois a remessa para demonstração não configura receita bruta ou faturamento. Logo, não há incidência de impostos do Simples Nacional sobre a emissão desse documento.
Geralmente utiliza-se o CST de IPI 52 (Saída isenta) ou 53 (Saída não-tributada), a depender da classificação tributária específica do produto comercializado.
Em regra geral, o prazo de suspensão do ICMS de 60 dias determinado pelo CONFAZ não é prorrogável na maioria dos estados, exigindo o retorno do item antes do vencimento do período.

A emissão correta de notas fiscais de remessa garante a segurança operacional de que sua empresa precisa para vender muito mais. Entre em contato com a equipe altamente qualificada da Simel – Contabilidade no Centro do Rio de Janeiro e tenha todo o suporte necessário na gestão tributária do seu negócio.

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